Kelas : 1db09
NPM : 33109271
WEWENANG DAN DELEGASI
A. PENGERTIAN
Hani Handoko, memberikan pengertian bahwa wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau perintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan suatu agar dapat tujuan tertentu.
Sebaliknya, Pendelegasian, merupakan proses pengalihan dan pemberian wewenang tugas dan tanggung jawab dari manajemen puncak kepada orang lain untuk dapat dipertanggung jawabkan pelaksanaannya.
PANDANGAN WEWENANG FORMAL
Sebagai teori formal (classical view) dan teori penerimaan (acceptance view).
Masing–masing pandangan ini saling berlawanan dalam memberikan argumentasinya menyangkut sumber dari wewenang.
Pandangan Klasik (classical view)
Menurut pandangan klasik wewenang itu berasal dari tingkatan yang paling atas atau wewenang dianugerahkan.
Artinya bahwa seseorang itu bisa memperoleh wewenang karena ia diberikan atau dilimpahi diwarisi hal tersebut.
Pandangan Penerimaan (acceptance view)
Lain halnya dengan pandangan klasik, pandangan penerimaan berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individual kepada siapa wewenangan tersebut dijalankan.
Caster I. Bernard.
Menurut Bernard, seseorang akan menerima perintah apabila dipenuhi empat kondisi berikut :
Ø Dia dapat memahami komunikasi tersebut,
Ø Dia percaya bahwa perintah tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi,
Ø Dia yakin bahwa perintah itu tidak bertentangan dengan kepentingan pribadinya sebagai suatu keseluruhan, dan
Ø Secara fisik dan mental dia melaksanakan perintah tersebut.
Sumber kekuasaan itu dapat dijelaskan sebagai berikut :
Ø Kekuasaan paksaan (coercive power).
Ø Kekuasaan balas jasa (reward power).
Ø Kekuasaan pengendaliaan informasi (control of information).
Ø Kekuasaan sah (legitimate power).
Ø Kekuasaan panutan (referent power).
Ø Kekuasaan ahli (expert power).
WEWENANG LINI, STAF, DAN FUNGSIONAL
Berkaitan dengan wewenang dalam organisasi maka wewenang juga dapat dikelompokan berdasarkan atas fungsi-fungsi yang dijalankan. Wewenang dalam organisasi dapat dibedakan menjadi Wewenang Lini, Wewenang Staf, dan wewenang Staf Fungsional.
Wewenang Lini
Wewenang lini (staf authority) merupakan wewenang dimana atasan bawahan langsung. Wewenang ini dimiliki oleh manajer lini yang mengambil keputusan untuk mencapai tujuan organisasi secara langsung.
- Pengertian manajemen personalia
Manajemen personalia adalah : "Suatu ilmu seni untuk melaksanakan antara lain planning, controlling, sehingga efektivitas dan efesiensi personalia dapat di tingkatkan semaksimal mungkin dalam pencapaian tujuan.
Perkembangan managemen personalia
Managemen sebagai kegiatan
Ilmu
Unsur-unsur Manajemen
Manusia
Uang
Mesin
Metode
Material
Market
Menurut Drs. Suwarsono ME :Pentingnya pengadaan tenaga kerja mengandung implikasi pokok sbb :
Memerlukan informasi secara reguler
Menganalisa permintaan dan penawaran tenaga kerja masa dini dan masa yang akan datang serta mencari keseimbangan yang timbul
Menggunakan hasil analisa untuk menyususn kebijakan di bidang ketenaga kerjaan
Menyangjut pengembangan dan pemanfaatan SDM tingkat nasional, sektoral, wilayah dan menurut jenis jabatan
Melakukan monotoring terus-menerus terhadap kebijakan yang di lakukan
Mengintegrasikan pengadaan tenaga kerja terhadap kebijakan pembangunan.
Adapun fungsi pengadaan tenaga kerja terutama adalah :Membantu pimpinan untuk memberi inpormasi yang lengkap baik saran nasihat-nasihat yang berkaitan dengan bidang ketenaga kerjaan.
Hal-hal yang di bahas di dalam ketenaga kerja:
langkah-langkah perencanaan
peramalan dan audit SDM
analisis jabatan
reguitment (penarikan)
a.d. 1. langkah-langkah perencanaan
perencanaan kebutuhan untuk waktu yang akan datang.
perencanaan keseimbangan untuk waktu yang akan datang .
perencanaan untuk mengrekkrut, menyeleksi dan memberhentikan
perencanaan untuk pengembangan
a.d.2.langkah dan audit SDM
Peramalan berusaha mengetahui kebutuhan tenaga kerja, organisasi yang menyangkut tenaga kerja dan syart-syart perorangan. Analisa jabatan berhubungan dengan jabatan dan syarat-syarat mengenai orangnya untuk melakukan jabatan itu sebaik-baiknya.
Analisis pemegang jabatan (worker analisis) adalah :Suatu istilah dengan analisis jabatan.
Analisis pemegang jabatan
Menitik beratkan studi jabatan dalam hubungannya dengan pemegang jabatan.
Menitik beratkan pada syarat-syarat 0pegawaqi dengan menggunakan ujian badaniah, wawancara dan sebagainya.
Analisis pemegang jabatan merupakan suatu teknik yang di gunakan sebagai dasar penempatan.
Laporan analisis jabatan adalah : Suatu iktisitar informasi yang di peroleh dalam proses analisis jabatan. Pada umumnya laporan analisis jabatan itu mencatat jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang tercantum dalam daftar pertanyaan jabatan. Analisis jabatan menghasilkan gambaran jabatan (Job Discription) dan persyaratan jabatan (Job Spesification).
Gambaran Jabatan : Suatu informasi yang abstrak yang di peroleh dari laporan analisis jabatan.
Job unit discription menggambarkan
Apa yang di lakukan
Tanggung jawab
Kecakapan atau pelatihan dan pendidikan yang di perlukan
Kondisi di bawah mana jabatan itu di lakukan
Jenis atau kualitas orang yang di perlukan untuk jabatan tersebut.
Spesifikasi jabatan atau Job spesification atau di sebutkan dengan persyaratan atau job reguitment adalah suatu keterangan tentang syarat-syarat minimum yang di perlukan untuk menghasilkan suatu jabatan dengan baik .
Penilaian jabatan atau job evalution adalah : Proses penetuan nilai suatu jabatan di bandingkan dengan jabatan-jabatan lain secara sistematis dan teratur.
Manfaat analisis jabatan :
Sebagai dasar untuk menentukan jumlah pegawai
Sebagai dasar untuk mengadakan latihan
Sebagai dasar melaksanakan promosi
Sebagai dasar mengadakan mutasi
Sebagai dasar melaksanakan kompensasi
Sebagai dasar menetapkan peralatan
Requitment (pengadaan karyawan)
Menurut Hardi Handoko Requitment adalah : Suatu proses pencarian dan pengikatan para calon karyawan atau pelamar calon karyawan yang mampu untuk melamar sebagai karyawan proses ini di mulai ketika para pelamar di cari dan berakhir bila lamaran atau aplikasi mereka di serahkan dan hasilnya setelah para calon karyawan di seleksi.
Menurut Musanif Requitment adalah : Usaha untuk mendapatkan calon-calon pegawai yang lowong guna mendapatkan sebanyak mungkin calon pelamar yang memenuhi syarat-syarat untuk job dicription dan analisa yang di minta untuk jabatan yang lowong pada suatu organisasi untuk di pilih calon-calon yang terbaik dan cakap menurut mereka.
Saluran-saluran pegawai
Work in writing.
Employed rerfens (rekomendasi dari pegawai).
Iklan
Melalui jawatan pemerintah.
Agensi (agen).
Lembaga pendidikan.
Perusahaan peneliti profesi.
Melalui perhimpunan profesi
Organisasi indonesia (labour organisasi)
Lising temporer
Melalui organisasi militer.
Program-program latihan yang di biayai pemerintah.
Open house.
Nepotisent (nepotisme).
Hambatan-hambatan penarikan pegawai
Hambatan kebijakan kompensasi.
Kebijakan status.
Rencana SDM.
Kebijaksanaan promosi dandar dalam (dari jenjang kejenjang).
Kondisi pasar tenaga kerja.
Kondisi lingkungan eksteren akibat pengganguran tinggi perekonomian yang lemah dan tenaga terampil yang langka.
Persyaratan jabatan.
kondisi lingkungan.
Persyaratan kerja.
Seleksi berasal dari select (memilih)
Seleksi adalah Suatu proses untuk menentukan orang yang di ramalkan akan berhasil pemangku jabatan itu nanti.
Menurut komaruddin Seleksi adalah Pemilihan terhadap orang-orang, suatu proses untuk menilai kemungkinan keberhasilan atau kegagalan seseorang untuk melaksanakan pekerjaanya. Sedangkan tujuan Seleksi menurut Manullang adalah Memperoleh tenaga kerja yang memenuhi syarat dan mempunyai kwalifikasi sebagaimana tercantum di dalam Job Description.
Secara umum ada 3 tujuan seleksi:
Untuk mengetahui kecakapan seorang pegawai.
Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang cocok dengan pekerjaan yang dipangkunya.
Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja tidak hanya yang cock pada saat sekarang tetapi tenaga kerja yang memiliki potensi untuk di kembangan di kemudian hari.
Proses seleksi
Proses seleksi di mulai salah semua lamaran memenuhi syarat dan di terima. Proses ini melibatkan serangkaian tahap yang menambah komplektivitas sebelum pegawai di ambil. Jadi proses seleksi adalah Serangkaian kegiatan yang di gunakan untuk memutuskan apakah pelamar di terima atau tidak. Langkah-langkah ini mencakup pemanduan kebutuhan pelamar dan organisasi. Dalam banyaknya personalia penarikan dari seleksi di gabungkan dan disebut dengan istilah Employedment pansel.
Proses seleksi adalah: Pusat manajemen kepegawaian dan requitment dilakukan untuk membantu proses seleksi ini. Bila seleksi diadakan tidak tepat maka daya upaya sebelumnya akan sia-sia saja oleh karena itu tidaklah berlebihan bila di nyatajkan bahwa seleksi adalah kunci sukses manajeme kepegawaian. Bahwa kunci sukses organisasi.
Proses seleksi kita gambarkan sebagai berikut.
Metode seleksi
Menurut Manullang merupakan dasar penyeleksian yaitu:
Keahlian.
Mencakup 3 aspek
Tehnikal skill, human skill, dan konseptual skill.
pengalaman kerja.
Umur.
Jenis kelamin.
Keadaan fisik.
Perfonmance (penampilan)
Bakat.
Temperamen.
Karakter.
Untuk eksternal
penerimaan pendahuluan.
Test-test penerimaan.
Wwancara seleksi.
Pemeriksaan referensi.
Evaluasi medis (test kesehatan).
Wawancara kepada atasan langsung.
Keputusan.
Psikologi test di lakukan yaitu di lakukian berbagai peralatan test yang mengatur menguji keberanian temperamen kecerdasan, ketrampilan dan prestasi.
Bentuk-bentuk test ini mencakup
intelegensi test.
Pesonality test.
Aptuted test (bakat).
Interes test.
Achiment test.
Knowledged test.
Fermonce test.
Latihan dan pengembangan personil
Dalam menghadapi proses seleksi, manajer menghadapi 3 tantangan yaitu :
Tantangan supply (masukan) semakin banyak pelamar yang memenuhi syarat, semakin mudah melakukan seleksi dan sebaiknya.
Tantangan etis. Dalam proses penerimaan seleksi, pegawai sering mendapatkan tekanan (syarat-syarat refensi).
Prinsip-prinsip ini antara lain :
Prinsip partisipasi
Prinsip relevansi
Pinsip pengulangan
Prinsip pemindahaan serta kemungkinan umpan balik mengenai kemajuan paa peserta latihan . semakin terpenuhi prinsip-prinsip tersebut latihan akan semakin efektif. Disamping itu perencanaa program juga perlu menyadari perbedaan individual kerena pada hakekatnya pegawai mempunyai kemampuan, sifat dan sebagainya yang berbeda satu sama lain.
Teknik latihan dan Pengembangan
Ada dua teknik yaitu :
Metode praktis atau on the job training
Teknik-teknik persentase informasi dan metode-metode simulasi (off the job)
Penilaian prestas kerja adalah Proses melalui dimana organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan.
Manfaat penilaian prestasi kerja menurut Tani Handoko.
Perbaikan prestasi kerja
Untuk Penyesuain Kompensasi
Untuk keputusan-keputusan penempatan dan promosi
Latihan pengembangan
Untuk mengetahui penyimpangan-penyimpangan proses konplik
Pengembangan karier
Informasi mengenai prestasi kerja karyawan
Untuk mengetahui kesalahan-kesalahan desain pekerjaan
Untuk mendapatkan kesempatan kerja adil
Untuk menghindari tantangan-tantangan ekstenal.
Yang menilai adalah :
Atasan langsung.
Group line
Panitia
Gabungan dari staf dan kepegawaianBawahan / teman sejajar.
Tujuan penilaian adalah :
Mengidenfikasikan karyawan yang membutuhkan kadernisasi.
Untuk menetapkan kenaikan gaji/upah karyawan.
Untuk memungkinkan pemindahan karyawan dan penugasan baru.
Menetapkan kebijakan baru dalam rangka reorganisasi.
Mengidenfikasikan karyawan kejabatan yang lebih tinggi.
Berbagai bias / penyimpangan penilaian.
Hello effect yaitu terlalu dominannya pendapat pribadi
Penilaian cenderung terpusat di center.
Prasangka-prasangka pribadi.
Resensi effect/penilaian berdasarkan kesan yang terakhir.
Metode-metode penilaian :
Metode beriontasi kepada masa lalu.
Memakai retting skill/skala penilaian baik,sedang kurang baik
Memakai cek lis.
Metode peninjauan lapangan
Memakai pristiwa kritis/yang terjelek /terbaik.
Metode peninjauan lapangan.
Metode test prestasi kerja.
Metode beriorientasi pada masa depan.
Metode penilaian diri.
Metode fsikologis.
Pendekatan melalui MBO.
Pusat penilaian terhadap karyawan.
KOMPENSASI
Pengertian dan arti pentingnya
Kompensasi adalah Merupakan balas jasa yang di berikan oleh perusahaan kepada karyawannya yang dapat dinilai dengan uang dan mempunyai kecendrungan diberikan secara tetap.
Masalah kompensasi bukan hanya penting karena merupakan dorongan utama seseorang menjadi karyawan, tetapi masalah kompensasi ini penting juga karena kompensasi yang diberikan ini besar pengaruhnya terhadap semangat dan kegairahan kerja para karyawannya. Pemberian kompensasi adalah keseluruhan balas jasa bagi employed maupun employer baik yang langsung berupa uang atau financial maupun yang tidak langsung berupa uang (non financial).
Ada 3 Dasar pemberian kompensasi adalah :
logic
Rasional
Punya landasan yang kuat.
Fungsi kompensasi adalah :
Penentuan kebutuhan ekonomi
Pengkaitan kompensasi dengan peningkatan kerja.
Pengkaitan kompensasi dengan sukses tidaknya perusahaan.
Keseimbangan keadilan.
Penilaian pemberian upah berdasarkan
Upah menurut prestasi kerja.
Upah menurut lamanya kerja.
Upah menurut kebutuhan kerja.
Upah berdasarkan prioritas.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pemberian kompensasi.
Penawaran permintaan tenaga kerja.
Organisasi buruh.
Kemampuan perusahaan untuk membayar.
Produktif karyawan.
Tinggi rendahnya biaya hidup setempat.
Peraturan pemerintah.
Konsisten eksternsl dan internal.
Kompensasi diluar gaji dan upah.
Yaitu : Pensiun, uang pesagon, asuransi,kesehatan.
Wujud kompensasi ada 3 yaitu ;
Uang /gaji dan upah.
Natural seperti, pembagian beras, pakaian, obat-obatan.
Kenikmatan seperti, rumah, fasilitas kenderaan, pemeriksaan kesehatan, dan lain-lain.
Pemutusan hubungan kerja/alasan PHK karena :
Keinginan perusahaan, tidak cakap pada masa percobaan, di hukum sakit, usia lanjut.
Keinginan karyawan .
Tidak cock dengan tugas, alasan-alasan mendesak (gaji kurang, pekerjaan membanyak).
Sebab-sebab lain-lain .
Seperti, Meninggal dunia.
Tiga tantangan proses seleksi pegawai
Tantangan saple (masukan).
Semakin banyak pelamar memenuhi syarat semakin mudah unt5uk seleksi.
Tantangan Etis.
Bisa didalam proses penerimaan pegawai di mana mereka menerima surat-surat sakti.
Tantangan organisasi.
Anggaran organisasi keterbatasan kwalitas SDM. Tantangan berbeda jenis kelamin tetentu.
Di dalam penyeleksian pegawai ada 2 model, dan pilih salah sat yang di pakai.
suksesi
Test – Gagal - Test II – Gagal - Test IV – Gagal - Hasil
Kompensasi
Test I - Test II – Test III – Test IV – Hasil.
Latihan dan pengembangan
Hasil seleksi di tempatkan dan mengikuti program.
Program orientasi dan induksi.
Yaitu memperkenalkan para pegawai baru dengan peranan atau kedudukan mereka dengan organisasi dan dengan para pegawai lainnya terutama para pegawai senior. Penanggung jawab program organisasi ini adalah bagian kepegawaian dan atasan langsung. Program orientasi ini akan menurunkan perasaan terasing/cemas dari pegawai baru dan mereka melaksanakan bahagian organisasi perusahaan dan secara lebih cepat merasa lebih di perhatikan. Hal ini penting karena dengan kecemasan yang rendah tugas dapat di kerjakan dengan baik. Program orientasi merupakan proses yang berkelanjutan adaptasi dan bersosialisasi. Tetapi program orientasi tidak menjamin setiap pegawai dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Untuk itu di latih dan di kembanmgkan dalam bidang tugas-tugas tertentu.
Latihan dan pengembangan mempunyai manfaat :
Perode jangka panjang
Menbantu tanggung jawab yang lebih besar dalam diri pegawai di masa yang akan datang.
Langkah-langkah pendahuluan dalam mempersiapkan latihan sebagai berikut
Penilaian dan identifikasi kebutuhan
Sasaran latihan dan pengembangan
Isi program prinsip-prinsip belajar.
Wewenang Staf
Wewenang staf (staf authority) merupakan hak yang dimiliki oleh satuan-satuan staf atau para ahli dalam tugasnya memberikan saran, rekomendasi atau konsultansi.
Gambar 9-1.
Wewenang Lini Dan Staf.
Wewenang Staf Fungsional
Tindakan yang tepat untuk mengendalikan aktifitas departemen lain karena mereka berkaitan dengan tanggung jawab staf khusus disebut sebagai wewenang fungsional.
Keahlian yang diperlukan untuk mengelola hubungan wewenang fungsional dan masalah yang muncul dari hubungan diperlukan untuk mengelola hubungan dua atasan dalam organisasi matriks.
Gambar 9-2.
Wewenang Staf Fngsional.
Seperti yang nampak dalam gambar 9-2, manajer keuangan devisi A melapor lewat rantai komando pada kepada manajer umum devisi A, tetapi juga bertanggung jawab kepada wakil presiden untuk keuangan ditingkat koporasi.
PENDELEGASIAAN WEWENANG
Pendelegasian wewenang diperlukan agar manajer dapat menggunakan dan memanfaatkan sumber–sumber daya ekonomi yang dimiliki secara optimal. Hal ni berarti semakin diperlukan adanya pendelegasian kekuasaan, yang berarti bahwa pendelegasian wewenang prosesnya selalu di ikuti dengan pembebanan tugas dan tanggung jawab.
Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam melakukan pendelegasian wewenang itu meliputi tiga tahap penting yaitu :
Tahap Pertama,
Manajer menetapkan tanggung jawab. Hal ini mimbulkan tanggung jawab sekaligus kewajiban orang lain untuk melaksanakan tugas yang diberikan.
Tahap Kedua,
Manajer memberi wewenangan untuk berbuat sesuatu.
Yaitu hak melakukan sesuatu dengan berbagai cara yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang diberikan.
Tahap Ketiga,
Manajer membuat suatu pertanggung jawaban.
Dalam menerima tugas karyawan yang berkewajiban secara langsung pada manajer, menyelesaikan tugas yng sudah disepakati.
MENGAPA PENDELEGASIAN DIPERLUKAN
Ada beberapa alasan atau latar belakang mengapa pendelegasiaan wewenang harus dilakukan :
Kemampuan Seorang Pemimpin yang Terbatas.
Hal ini sesuai dengan sifat kodrat manusia yang memiliki keterbatasan-keterbatasan. Keahlian seseorang manapun pintarnya, pasti memiliki keterbatasan kemampuan.
2. Tugas yang Terlalu Banyak
Tugas pimpinan yang terlalu banyak jika hanya ditangani sendiri oleh satu orang, maka dapat berakibat pekerjaan tidak dapat diselesaikan secara cepat atau efektif dan efisien.
Penyelesaian yang terlalu lama ini mengandung resiko-resiko antara lain :
Hilangnya kesempatan untuk melakukan pekerjaan penting lainya.
Perkembangan perusahaan dapat terlambat.
Timbul kekecewaan bagi para pelanggan karena lamanya penyelesaian pekerjaan.
Biaya-biaya yang relatif tinggi.
Hasil pekerjaan relatif sedikit.
F. MANFAAT DAN HAMBATAN PENDELEGASIAN
Keuntungan utama adalah bahwa semakin banyak tugas yang didelegasikan, semakin besar peluang mereka untuk mencari dan menerima lebih banyak tanggung jawab dari manajer tingkat yang lebih tinggi. Keuntungan lainya dari delegasi adalah membantu karyawan untuk menerima mempratekan tanggung jawab yang diberikan.
Hal utama yang menghambat proses pendelegasian adalah keengganan dari seseorang pimpinan. Keengganan ini bisa ditimbulkan oleh beberapa alasan :
Ø Pimpinan kurang yakin akan kemampuan karyawan.
Ø Merasa mampu untuk mengerjakanya sendiri.
Ø Kurang memiliki kemampuan untuk mendidik kader.
Ø Takut wewenangnya akan berkurang atau bawahan melakukan tugas dengan baik.
Ø Tidak mau menanggung risiko.
DELEGASI YANG EFEKTIF
Pendelegasian wewenang efektif adalah pemberian wewenang dan memperbolehkan orang lain untuk melakukan tugas mereka dengan cara – cara terbaik yang mungkin dilakukan.
James F. Stoner, dkk berpandangan bahwa ada tiga persyaratan yang harus dipenuhi agar proses pendelegasian dapat berjalan dengan efektif :
Ø Kesediaan manajer untuk memberikan kebebasan kepada karyawan untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan.
Ø Komunikasi terbuka antara manajer dan karyawan.
Ø Kemampuan manajer untuk menganalisi faktor-faktor seperti sasaran organisasi, persyaratan tugas, dan kemampuan karyawan.
Persyaratan diatas sangat penting untuk melaksanakan tugas pendelegasian secara efektif sebagai berikut :
Memutuskan pekerjaan mana yang akan didelegasikan.
Keputusan siapa yang akan ditugaskan.
Dukungan sumber daya.
Tugas didelegasikan.
Perlunya campur tangan.
Melakukan umpan balik.
PRINSIP-PRINSIP PENDELEGASIAN
Prinsip-prinsip pendelegasian dapat diperinci menjadi beberapa prinsip sebagai berikut ;
Ø Prinsip Sklar.
Prinsip pendelegasian dimana jalur wewenang dan tanggung jawab ditetapkan secara tegas dan jelas.
Ø Prinsip Delegasi Penuh.
Prinsip ini dalam rangka menghindari hal – hal sbb :
Gap, yaitu ada tugas tidak ada penanggung jawabnya.
Overlap, yaitu tanggung jawab diberikan lebih dari satu orang.
Split, yaitu tanggung jawab diberikan lebih dari satu unit organisasi
Prinsip Kesatuan Pemerintah.
Bawahan hanya melapor kepada satu atasan.
-KEPEMIMPINAN ( LEADERSHIP )
K. Kepemimpinan
Menurut stoner kepemimpinan adalah sebagai proses mengarahkan dan mempengaruhi kegiatan yang berhubungan dengan tugas. Ada tiga implikasi penting, pertama, kepemimpinan melibatkan orang lain ( bawahan atau pengikut ), kwalitas seorang pemimpin ditentukan oleh bawahan dalam menerima pengarahan dari pemimpin. Kedua, kepemimpinan merupakan pembagian yang tidak seimbang diantara para pemimpin dan anggota kelompok. Pemimpin mempunyai wewenang untuk mengarahkan beberapa dari kegiatan anggota kelompok dan sebaliknya anggota kelompok atau bawahan secara tidak langsung mengarahkan kegiatan pimpinan. Ketiga kepemimpinan disamping dapat mempengaruhi bawahan juga mempunyai pengaruh. Dengan kata lain seorang pimpinan tidak dapat mengatakan kepada bawahan apa yang harus dikerjakan tapi juga mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintah pemimpin.
L. Pendekatan Studi Kepemimpinan
Untuk mempelajari kepemimpinan menggunakan tiga pendekatan. Pendekatan pertama bahwa kepemimpinan itu tumbuh dari bakat, kedua kepemimpinan tumbuh dari perilaku. Kedua pendekatan diatas berasumsi bahwa seseorang yang memiliki bakat yang cocok atau memperlihatkan perilaku yang sesuai akan muncul sebagai pemimpin dalam situasi kelompok ( organisasi ) apapun yang ia masuki. Pendekatan yang ketiga bersandar pada pandangan situasi ( situasionar perspective ) pandangan ini berasumsi bahwa kondisi yang menentukan efektifitas pemimpin. Efektifitas pemimpin bervareasi menurut situasi tugas yang harus diselesaikan, keterampilan dan pengharapan bawahan lingkungan organisasi dan pengalaman masa lalu pemimpin dan bawahan. Dalam situasi yang berbeda prestasi seorang pemimpin berbeda pula, mungkin lebih baik atau lebih buruk. Pendekatan ini memunculkan pendekatan kontingensi yang menentukan efektifitas situasi gaya pemimpin.
M. Pendekatan Sifat-Sifat Kepemimpinan
Kelompok pertama yang bermaksud menjelaskan tentang aspek kepemimpinan yaitu para teoritis kesifatan. Bahwa pemimpin mempunyai sifat dan cirri tertentu.
Untuk mengenali karakteristik atau ciri pribadi dari para pemimpin, para psikolog mengadakan penelitian. Mereka berpandangan bahwa pemimpin ini dilahirkan bukan dibuat. Secara alamiah bahwa orang yang mempunyai sifat kepemimpinan adalah orang yang lebih agresif. Lebih tegas, dan lebih pandai berbicara dengan orang lain serta lebih mampu dan cepat mengambil keputusan yang akurat. Pandangan ini mempunyai implikasi bahwa jika ciri kepemimpinan dapat dikenali. Maka organisasi akan jauh lebih canggih dalam memilih pemimpin. Hanya orang-orang yang memiliki ciri-ciri kepemimpinan sajalah yang akan menjadi manajer, pejabat dan kedudukan lainnya yang tinggi.
Ukuran dalam pencarian ciri kepemimpinan menggunakan dua pendekatan 1) membandingkan bawahan dengan pemimpin 2) membandingkan ciri pemimpin yang efektif dengan yang tidak efektif.
N. Perilaku Pemimpin
1. Fungsi-fungsi Kepemimpinan
Perilaku pemimpin mempunyai dua aspek yaitu fungsi kepemimpinan (style leadership). Aspek yang pertama yaitu fungsi-fungsi kepemimpinan menekankan pada fungsi-fungsi yang dilakukan pemimpin dalam kelompoknya. Agar berjalan efektif, seseorang harus melakukan dua fungsi utama yaitu : 1) fungsi yang berkaitan dengan pemecahan masalah dan 2) fungsi-fungsi pemeliharaan (pemecahan masalah sosial). Pada fungsi yang pertama meliputi pemberian saran pemesahan dan menawarkan informasi dan pendapat. Sedangkan pada fungsi pemeliharaan kelompok meliputi menyetujui atau memuji orang lain dalam kelompok atau membantu kelompok beroperasi lebih lancar.
- Perubahan dan Pengembangan Organisasi
1. Penyebab Perubahan Organisasi
Banyak faktor-faktor mepengaruhi suatu organisasi yang mana sebagian besar faktor-faktor tersebut berubah secara kontinyu. Faktor-faktor ini merupakan kekuatan-kekuatan yang menimbulkan atau menyebabkan perubahan. Kekuatan-kekuatan ini dapat berasal dari dalam (internal) maupuin dari luar (eksternal) organisasi.
Perubahan organisasi dapat terjadi lebih-lebih jika organisasi hnya mempunyai sedikit kemampuan untuk mengendalikan kekuatan-kekuatan pengaruh ekstenal maupun internal organissi. Perubahan organisasi dapat terjadi karena adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variabel eksternal., seperti sistem politik, ekonomi, teknologi, pasar dan nilai-nilai. Beberapa kekuatan ekternal penyebab perubahan dapat dijabarkan sebagai berikut. Misalnya, kenaikan biaya dan kelangkaan sumberdya alam, keamanan karyawan dan peraturan-peraturan anti polusi, boikot pelanggan, tingkat pendidikan yang lebih tinggi di pasar tenaga kerja, tingkat bunga yang tinggi. Faktor-faktor tersebutlah yang merubah kehidupan orang baik sebagai karyawan maupun sebagai pelanggan. Berbagai kekuatan ekternal, dari kemajuan teknologi sampai kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metoda operasinya.
Tekanan untuk perubahan juga dapat datang dari kekuatan-kekuatan perubah internal. Kekuatan-kekuatan ini merupakan hasil dari faktor-faktor seperti tujuan, strategi, kebijaksanaan manajerial dan teknologi baru, serta sikap dan perilaku karyawan. Penggunaan peralatan otomatik seperti robot, perubahan layout produksi, perubahan praktek dan kebijakan manajemen, adalah perubahan-perubahan karena faktor kekuatan-kekuatan internal.
Kekuatan-kekuatan eksternal dan internal penyebab perubahan sering saling berhubungan. Hubungan ini terutama merupakan hasil perubahan-perubahan dalam nilai-nilai dan sikap-sikap yang mempengaruhi orang dalam sistem. Orang-orang dengan berbagai sikap baru memasuki organisasi dan menyebabkan perubahan dari dalam.
2. Cara-cara Penanganan Perubahan
Ada dua pendekatan penanganan perubahan organisasi:
Proses perubahan reaktif. Manajemen bereaksi atas tanda-tanda bahwa perubahan dibutuhkan, pelaksanaan modifikasi sedikit demi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul. Sebagai contoh, bila peraturan baru dari pemerintah mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran, maka manajer mungkin akan membeli alat pemadam kebakaran.
Program perubahan yang direncanakan (planned change), disebut sebagai proses proaktif. Manajemen melakukan berbagai investasi waktu dan sumberdaya lainnya yang berarti untuk menguibah cara-cara operasi organisasi. Perubahan yang direncanakan ini didefinisikan sebagai perancangan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan organissi, atau sebagian besar satuan organisasi, harus menyiapkan diri untuk atau menyesuaikan dengan perubahan.
Di dalam proses perubahan, terdapat seorang atau individu yang bertanggung jawab atas peranan kepemimpinan dalam proses pengelolaan perubahan. Individu ini disebut dengan “Change Agent” (pengantar perubahan). Sedangkan individu atau kelompok yang merupakan sasaran perubahan disebut “sistem klien”. Pengantar perubahan ini dapat berasal dari para anggota organisasi atau dapat sebagai konsultan dari luar organisasi.
Leavitt (1964), menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pendekatan struktur, pendekatan teknologi, dan pendekatan orang-orangnya. Pendekatan struktur adalah yang menyangkut aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisasi yang misalnya: desentralisasi, tanggung jawab jabatan, garis wewenang yang tepat, penciptaan pembagian kerja dll. Pendekatan teknologi berkaitan dengan diubahnya teknik-teknik yang dipakai denga teknologi baru; perubahan ini dapat membawa konsekuesi pula pada perubahan struktur organisasi (menjadi pendekatan tekno-struktur). Bila pendekatan struktural dan teknik bermaksud untuk memperbaiki prestasi kerja organisasi melalui pengubahan situasi kerja yang tepat, maka pendekatan- pendekatan orang dimaksudkan untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan dan ketrampilan, sikap, persepsi dan pengharapan mereka sehingga diharapkan akan melaksanakan tugas dengan lebih efektif. (dalam Handoko, 1991).
3. Konsep Pengembangan Organisasi
Berlainan dengan perubahan organisasi yang dirancang untuk memecahkan masalah-masalah yang terpisah, tertentu, sementara dan jangka pendek, pengembangan organisasi (Organizational Development / OD) dirancang tidak untuk masalah-masalah terpisah atau sementara. Pendekatan ini berjangka waktu lebih panjang, mencakup menggerakan keseluruhan organisasi ke tingkat perbaikan prestasi dan kepuasan para anggota yang lebih tinggi. Walaupun DO sering menyangkut perubahan teknologokal dan struktural, namun sasarannya dipusatkan pada pengubahan orang serta sifat dan kualitas berbagai hubungan pekerjaan mereka.
Pengembangan organisasi antara lain didefinisikan sebagai suatu usaha jangka panjang untuk memperbaiki proses-proses pemecahan masalah dan pembaharuan organisasi, terutama melalui manajemen budaya organisasi yang lebih efektif dan kolaboratif – dengan tekanan khusus pada budaya tim-tim kerja formal – dengan bantuan pengantar perubahan, katalisator, dan penggunaan teori dan teknologi ilmiah keperilakuan terapan, mancakup riset kegiatan (French dan Bell, 1987 dalam Handoko, 1991).
Dari definisi tersebut, ungkapan proses-proses pemecahan masalah adalah berkenaan dengan metoda-metoda organisasi dalam penanganan berbagai ancaman dan kesempatan dari lingkungannya. Proses pembaharuan, berkenaan dengan manajer dalam menyesuaikan gaya dan tujuan pemecahan masalah untuk memenuhi berbagai permintaan pengubahan lingkungan organisasi. Manajemen kolaboratif, berarti manajemen melalui partisipsi bawahan dan pembagian kekuasaan, bukan melalui pembebanan wewenang secara hierarkis. Istilah budaya, berkenaan dengan pola-pola umum berbagai kegiatan interaksi, norma, nilai, sikap, dan perasan. Budaya ini menyangkut aspek-aspek informal kehidupan organisasi. Riset kegiatan merupakan cara pengantar perubahan pengembangan organsasi menjalankan proses belajar aspek-aspek organisasi apa yang perlu diperbaiki dan bagaimana organisasi dapat dibantu untuk membuat perbaikan-perbaikan tersebut. Riset kegiatan ini meliputi: (1) suatu diagnosa pendahuluan terhadap masalah oleh pengantar perubahan OD; (2) pengumpulan data untuk mendukung diagnosa; (3) umpan balik data kepada para anggota organisasi; (4) eksplorasi data oleh anggota organisasi; (5) perencanaan kegiatan yang tepat; dan (6) pengambilan kegiatan yang tepat.
Berdasarkan kelompok sasarannya, teknik-teknik pengembangan organisasi dapat diringkas sebagai berikut:
Pengembangan organisasi (PO) untuk perseorangan. Dengan teknik latihan sensitifitas. Meningkatkan sensitifitas dan ketrampilan penanganan hubungan-hubungan antar pribadi.
PO untuk dua atau tiga orang. Teknik Analisis Transaksional, mengajarkan orang-orang untuk mengirim berita yang jelas dan bertanggung jawab serta memberikan tanggapan yang wajar dan beralasan.
PO untuk tim atau kelompok. Konsultasi proses, konsultan membantu anggota kelompok merubah cara-cara mereka bekerja bersamadan mengembangkan berbagai ketrampilan diagnostuk dan pemecahan masalah yang dibutuhkan untuk pemecahan yang lebih efektif.
PO untuk hubungan-hubungan antar kelompok. Pertemjan (rapat) konfrontasi, untuk memungkinkan organisasi menilai kesehatannya sendiri dan untuk menetapkan rencana-rencana kegiatan perbaikan.
PO untuk organisasi keselutuhan. Teknik survei umpan balik, diguinakan untuk memperbaiki operasi-operasi organisasi secara keseluruhan. Hasil survei (umpan balik) digunakan untuk memecahkan masalah dan memanfaatkan kesempatan yang ada.
Teknik PO lainnya yang telah dikenal adalah “Grid OD”, didasarkan atas kisi-kisi manajerial dari Blake dan Mouton. Kisi-kisi ini mengidentifikasikan orientasi - perhatian manajemen terhap pekerjaan (produksi) atau terhadap orang (karyawan). Dengan grid OD ini gaya atau orientasi manajer dapat diketahui, sampai berapa jauh posisinya dari gaya atau orientasi yang paling efektif. Dengan demikian gaya-gaya manajerial yang sekarang dapat diarahkan kepada yang paling diharapkan (grid 9,9) melaui: (1) tahap latihan, (2) tahap pengembangan tim, (3) tahap pengembangan antar kelompok, (4) tahap penetapan tujuan organisasi, (5) tahap pencapaian tujuan, dan (6) tahap stabilisasi.
- Dasar–Dasar Proses Pengawasan
A. Pengertian Pengawasan
Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau keberhasilan organisasi lainnya. Tetapi masalah yang selalu berulang dalam semua organisasi yang gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai.
Menurut Winardi (2000, hal. 585) "Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan".
Sedangkan menurut Basu Swasta (1996, hal. 216) "Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan".
Menurut Komaruddin (1994, hal. 104) "Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Unk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti".
Menurut Kadarman (2001, hal. 159) Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan.
Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.
Tanpa adanya pengawasan dari pihak manajer/atasan maka perencanaan yang telah ditetapkan akan sulit diterapkan oleh bawahan dengan baik. Sehingga tujuan yang diharapkan oleh perusahaan akan sulit terwujud.
B. Tipe-Tipe Pengawasan
Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe pengawasan seperti yang diungkapkan Winardi (2000, hal. 589). Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe, atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain:
a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
b. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
c. Pengawasan Feed Back (feed back control)
Penjelasan:
a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary contro)
Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman untuk tindakan masa mendatang. Tetapi, walaupun demikian penting untuk membedakan tindakan menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan dan tindakan mengimplementasikannya.
Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan sedangkan tndakan mengimplementasi kebijaksanaan merupakan bagian dari fungsi pengawasan.
Pengawasan pendahuluan meliputi:
1. Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.
2. Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.
3. Pengawasan pendahuluan modal
4. Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial
b. Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control)
Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:
1. Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.
2. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.
c. Pengawasan Feed Back (feed back control)
Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:
1. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
2. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).
3. Pengawasan Kualitas (Quality Control)
4. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)
C. Tahap-Tahap Proses Pengawasan
Dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan yang dilakukan oleh manajer ataupun atasan maka perIu dilakukan tahapan atau proses pengawasan. Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
a. Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
b. Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
c. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Sedangkan menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
2. Mengukur pelaksanaan
3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan. Hal pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan standard perencanaan sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.
Hal berikutnya yang perlu dilakukan adalah mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal. Kemudian setelah menetapkan standar dan mengukur kinerja maka hal yang perlu dilakukan adalah membandingkan pelaksanaan dengan standar yang telah membandingkan pelaksanaan dengan standar yang telah ditetapkan. Dan yang terakhir adalah melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan¬-penyimpangan yang terjadi.
D. Pentingnya Pengawasan
Suatu prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
• Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
• Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
• Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
• Komunikasi
• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
E. Perancangan Proses Pengawasan
Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:
1) Merumuskan hasil yang di inginkan
Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2) Menetapkan penunjuk hasil
Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:
• Pengukuran input
• Hasil pada tahap awal
• Gejala yang dihadapi
• Kondisi perubahan yang diasumsikan
3) Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.
5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksiBerdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.
Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.
Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana, Winardi (2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.
F. Bidang-Bidang Pengawas-an Srategik
Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :
• Transaksi Keuangan
o Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.
o Manajemen Kas (Cash Management)
o Pengelolaan Biaya (Cost Control)
• Hubungan Manajer dan Bawahan
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
• Operasi-operasi Produktif
G. Alat Bantu Pengawasan Manajerial
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2) Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3) Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.
4) Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.
Sumber:
http://gyakuza.wordpress.com/2011/02/01/9-wewenang-dan-delegasi/
http://fitriyantisumut.tripod.com/karya.htm
http://www.anakciremai.com/2008/05/makalah-manajemen-tentang-kepemimpinan.html
http://masimamgun.blogspot.com/2009/07/perubahan-dan-pengembangan-organisasi.html
http://cyrillusdodi.blogspot.com/2011/01/dasar-dasar-proses-pengawasan.html
A. PENGERTIAN
Hani Handoko, memberikan pengertian bahwa wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau perintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan suatu agar dapat tujuan tertentu.
Sebaliknya, Pendelegasian, merupakan proses pengalihan dan pemberian wewenang tugas dan tanggung jawab dari manajemen puncak kepada orang lain untuk dapat dipertanggung jawabkan pelaksanaannya.
PANDANGAN WEWENANG FORMAL
Sebagai teori formal (classical view) dan teori penerimaan (acceptance view).
Masing–masing pandangan ini saling berlawanan dalam memberikan argumentasinya menyangkut sumber dari wewenang.
Pandangan Klasik (classical view)
Menurut pandangan klasik wewenang itu berasal dari tingkatan yang paling atas atau wewenang dianugerahkan.
Artinya bahwa seseorang itu bisa memperoleh wewenang karena ia diberikan atau dilimpahi diwarisi hal tersebut.
Pandangan Penerimaan (acceptance view)
Lain halnya dengan pandangan klasik, pandangan penerimaan berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individual kepada siapa wewenangan tersebut dijalankan.
Caster I. Bernard.
Menurut Bernard, seseorang akan menerima perintah apabila dipenuhi empat kondisi berikut :
Ø Dia dapat memahami komunikasi tersebut,
Ø Dia percaya bahwa perintah tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi,
Ø Dia yakin bahwa perintah itu tidak bertentangan dengan kepentingan pribadinya sebagai suatu keseluruhan, dan
Ø Secara fisik dan mental dia melaksanakan perintah tersebut.
Sumber kekuasaan itu dapat dijelaskan sebagai berikut :
Ø Kekuasaan paksaan (coercive power).
Ø Kekuasaan balas jasa (reward power).
Ø Kekuasaan pengendaliaan informasi (control of information).
Ø Kekuasaan sah (legitimate power).
Ø Kekuasaan panutan (referent power).
Ø Kekuasaan ahli (expert power).
WEWENANG LINI, STAF, DAN FUNGSIONAL
Berkaitan dengan wewenang dalam organisasi maka wewenang juga dapat dikelompokan berdasarkan atas fungsi-fungsi yang dijalankan. Wewenang dalam organisasi dapat dibedakan menjadi Wewenang Lini, Wewenang Staf, dan wewenang Staf Fungsional.
Wewenang Lini
Wewenang lini (staf authority) merupakan wewenang dimana atasan bawahan langsung. Wewenang ini dimiliki oleh manajer lini yang mengambil keputusan untuk mencapai tujuan organisasi secara langsung.
- Pengertian manajemen personalia
Manajemen personalia adalah : "Suatu ilmu seni untuk melaksanakan antara lain planning, controlling, sehingga efektivitas dan efesiensi personalia dapat di tingkatkan semaksimal mungkin dalam pencapaian tujuan.
Perkembangan managemen personalia
Managemen sebagai kegiatan
Ilmu
Unsur-unsur Manajemen
Manusia
Uang
Mesin
Metode
Material
Market
Menurut Drs. Suwarsono ME :Pentingnya pengadaan tenaga kerja mengandung implikasi pokok sbb :
Memerlukan informasi secara reguler
Menganalisa permintaan dan penawaran tenaga kerja masa dini dan masa yang akan datang serta mencari keseimbangan yang timbul
Menggunakan hasil analisa untuk menyususn kebijakan di bidang ketenaga kerjaan
Menyangjut pengembangan dan pemanfaatan SDM tingkat nasional, sektoral, wilayah dan menurut jenis jabatan
Melakukan monotoring terus-menerus terhadap kebijakan yang di lakukan
Mengintegrasikan pengadaan tenaga kerja terhadap kebijakan pembangunan.
Adapun fungsi pengadaan tenaga kerja terutama adalah :Membantu pimpinan untuk memberi inpormasi yang lengkap baik saran nasihat-nasihat yang berkaitan dengan bidang ketenaga kerjaan.
Hal-hal yang di bahas di dalam ketenaga kerja:
langkah-langkah perencanaan
peramalan dan audit SDM
analisis jabatan
reguitment (penarikan)
a.d. 1. langkah-langkah perencanaan
perencanaan kebutuhan untuk waktu yang akan datang.
perencanaan keseimbangan untuk waktu yang akan datang .
perencanaan untuk mengrekkrut, menyeleksi dan memberhentikan
perencanaan untuk pengembangan
a.d.2.langkah dan audit SDM
Peramalan berusaha mengetahui kebutuhan tenaga kerja, organisasi yang menyangkut tenaga kerja dan syart-syart perorangan. Analisa jabatan berhubungan dengan jabatan dan syarat-syarat mengenai orangnya untuk melakukan jabatan itu sebaik-baiknya.
Analisis pemegang jabatan (worker analisis) adalah :Suatu istilah dengan analisis jabatan.
Analisis pemegang jabatan
Menitik beratkan studi jabatan dalam hubungannya dengan pemegang jabatan.
Menitik beratkan pada syarat-syarat 0pegawaqi dengan menggunakan ujian badaniah, wawancara dan sebagainya.
Analisis pemegang jabatan merupakan suatu teknik yang di gunakan sebagai dasar penempatan.
Laporan analisis jabatan adalah : Suatu iktisitar informasi yang di peroleh dalam proses analisis jabatan. Pada umumnya laporan analisis jabatan itu mencatat jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang tercantum dalam daftar pertanyaan jabatan. Analisis jabatan menghasilkan gambaran jabatan (Job Discription) dan persyaratan jabatan (Job Spesification).
Gambaran Jabatan : Suatu informasi yang abstrak yang di peroleh dari laporan analisis jabatan.
Job unit discription menggambarkan
Apa yang di lakukan
Tanggung jawab
Kecakapan atau pelatihan dan pendidikan yang di perlukan
Kondisi di bawah mana jabatan itu di lakukan
Jenis atau kualitas orang yang di perlukan untuk jabatan tersebut.
Spesifikasi jabatan atau Job spesification atau di sebutkan dengan persyaratan atau job reguitment adalah suatu keterangan tentang syarat-syarat minimum yang di perlukan untuk menghasilkan suatu jabatan dengan baik .
Penilaian jabatan atau job evalution adalah : Proses penetuan nilai suatu jabatan di bandingkan dengan jabatan-jabatan lain secara sistematis dan teratur.
Manfaat analisis jabatan :
Sebagai dasar untuk menentukan jumlah pegawai
Sebagai dasar untuk mengadakan latihan
Sebagai dasar melaksanakan promosi
Sebagai dasar mengadakan mutasi
Sebagai dasar melaksanakan kompensasi
Sebagai dasar menetapkan peralatan
Requitment (pengadaan karyawan)
Menurut Hardi Handoko Requitment adalah : Suatu proses pencarian dan pengikatan para calon karyawan atau pelamar calon karyawan yang mampu untuk melamar sebagai karyawan proses ini di mulai ketika para pelamar di cari dan berakhir bila lamaran atau aplikasi mereka di serahkan dan hasilnya setelah para calon karyawan di seleksi.
Menurut Musanif Requitment adalah : Usaha untuk mendapatkan calon-calon pegawai yang lowong guna mendapatkan sebanyak mungkin calon pelamar yang memenuhi syarat-syarat untuk job dicription dan analisa yang di minta untuk jabatan yang lowong pada suatu organisasi untuk di pilih calon-calon yang terbaik dan cakap menurut mereka.
Saluran-saluran pegawai
Work in writing.
Employed rerfens (rekomendasi dari pegawai).
Iklan
Melalui jawatan pemerintah.
Agensi (agen).
Lembaga pendidikan.
Perusahaan peneliti profesi.
Melalui perhimpunan profesi
Organisasi indonesia (labour organisasi)
Lising temporer
Melalui organisasi militer.
Program-program latihan yang di biayai pemerintah.
Open house.
Nepotisent (nepotisme).
Hambatan-hambatan penarikan pegawai
Hambatan kebijakan kompensasi.
Kebijakan status.
Rencana SDM.
Kebijaksanaan promosi dandar dalam (dari jenjang kejenjang).
Kondisi pasar tenaga kerja.
Kondisi lingkungan eksteren akibat pengganguran tinggi perekonomian yang lemah dan tenaga terampil yang langka.
Persyaratan jabatan.
kondisi lingkungan.
Persyaratan kerja.
Seleksi berasal dari select (memilih)
Seleksi adalah Suatu proses untuk menentukan orang yang di ramalkan akan berhasil pemangku jabatan itu nanti.
Menurut komaruddin Seleksi adalah Pemilihan terhadap orang-orang, suatu proses untuk menilai kemungkinan keberhasilan atau kegagalan seseorang untuk melaksanakan pekerjaanya. Sedangkan tujuan Seleksi menurut Manullang adalah Memperoleh tenaga kerja yang memenuhi syarat dan mempunyai kwalifikasi sebagaimana tercantum di dalam Job Description.
Secara umum ada 3 tujuan seleksi:
Untuk mengetahui kecakapan seorang pegawai.
Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang cocok dengan pekerjaan yang dipangkunya.
Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja tidak hanya yang cock pada saat sekarang tetapi tenaga kerja yang memiliki potensi untuk di kembangan di kemudian hari.
Proses seleksi
Proses seleksi di mulai salah semua lamaran memenuhi syarat dan di terima. Proses ini melibatkan serangkaian tahap yang menambah komplektivitas sebelum pegawai di ambil. Jadi proses seleksi adalah Serangkaian kegiatan yang di gunakan untuk memutuskan apakah pelamar di terima atau tidak. Langkah-langkah ini mencakup pemanduan kebutuhan pelamar dan organisasi. Dalam banyaknya personalia penarikan dari seleksi di gabungkan dan disebut dengan istilah Employedment pansel.
Proses seleksi adalah: Pusat manajemen kepegawaian dan requitment dilakukan untuk membantu proses seleksi ini. Bila seleksi diadakan tidak tepat maka daya upaya sebelumnya akan sia-sia saja oleh karena itu tidaklah berlebihan bila di nyatajkan bahwa seleksi adalah kunci sukses manajeme kepegawaian. Bahwa kunci sukses organisasi.
Proses seleksi kita gambarkan sebagai berikut.
Metode seleksi
Menurut Manullang merupakan dasar penyeleksian yaitu:
Keahlian.
Mencakup 3 aspek
Tehnikal skill, human skill, dan konseptual skill.
pengalaman kerja.
Umur.
Jenis kelamin.
Keadaan fisik.
Perfonmance (penampilan)
Bakat.
Temperamen.
Karakter.
Untuk eksternal
penerimaan pendahuluan.
Test-test penerimaan.
Wwancara seleksi.
Pemeriksaan referensi.
Evaluasi medis (test kesehatan).
Wawancara kepada atasan langsung.
Keputusan.
Psikologi test di lakukan yaitu di lakukian berbagai peralatan test yang mengatur menguji keberanian temperamen kecerdasan, ketrampilan dan prestasi.
Bentuk-bentuk test ini mencakup
intelegensi test.
Pesonality test.
Aptuted test (bakat).
Interes test.
Achiment test.
Knowledged test.
Fermonce test.
Latihan dan pengembangan personil
Dalam menghadapi proses seleksi, manajer menghadapi 3 tantangan yaitu :
Tantangan supply (masukan) semakin banyak pelamar yang memenuhi syarat, semakin mudah melakukan seleksi dan sebaiknya.
Tantangan etis. Dalam proses penerimaan seleksi, pegawai sering mendapatkan tekanan (syarat-syarat refensi).
Prinsip-prinsip ini antara lain :
Prinsip partisipasi
Prinsip relevansi
Pinsip pengulangan
Prinsip pemindahaan serta kemungkinan umpan balik mengenai kemajuan paa peserta latihan . semakin terpenuhi prinsip-prinsip tersebut latihan akan semakin efektif. Disamping itu perencanaa program juga perlu menyadari perbedaan individual kerena pada hakekatnya pegawai mempunyai kemampuan, sifat dan sebagainya yang berbeda satu sama lain.
Teknik latihan dan Pengembangan
Ada dua teknik yaitu :
Metode praktis atau on the job training
Teknik-teknik persentase informasi dan metode-metode simulasi (off the job)
Penilaian prestas kerja adalah Proses melalui dimana organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan.
Manfaat penilaian prestasi kerja menurut Tani Handoko.
Perbaikan prestasi kerja
Untuk Penyesuain Kompensasi
Untuk keputusan-keputusan penempatan dan promosi
Latihan pengembangan
Untuk mengetahui penyimpangan-penyimpangan proses konplik
Pengembangan karier
Informasi mengenai prestasi kerja karyawan
Untuk mengetahui kesalahan-kesalahan desain pekerjaan
Untuk mendapatkan kesempatan kerja adil
Untuk menghindari tantangan-tantangan ekstenal.
Yang menilai adalah :
Atasan langsung.
Group line
Panitia
Gabungan dari staf dan kepegawaianBawahan / teman sejajar.
Tujuan penilaian adalah :
Mengidenfikasikan karyawan yang membutuhkan kadernisasi.
Untuk menetapkan kenaikan gaji/upah karyawan.
Untuk memungkinkan pemindahan karyawan dan penugasan baru.
Menetapkan kebijakan baru dalam rangka reorganisasi.
Mengidenfikasikan karyawan kejabatan yang lebih tinggi.
Berbagai bias / penyimpangan penilaian.
Hello effect yaitu terlalu dominannya pendapat pribadi
Penilaian cenderung terpusat di center.
Prasangka-prasangka pribadi.
Resensi effect/penilaian berdasarkan kesan yang terakhir.
Metode-metode penilaian :
Metode beriontasi kepada masa lalu.
Memakai retting skill/skala penilaian baik,sedang kurang baik
Memakai cek lis.
Metode peninjauan lapangan
Memakai pristiwa kritis/yang terjelek /terbaik.
Metode peninjauan lapangan.
Metode test prestasi kerja.
Metode beriorientasi pada masa depan.
Metode penilaian diri.
Metode fsikologis.
Pendekatan melalui MBO.
Pusat penilaian terhadap karyawan.
KOMPENSASI
Pengertian dan arti pentingnya
Kompensasi adalah Merupakan balas jasa yang di berikan oleh perusahaan kepada karyawannya yang dapat dinilai dengan uang dan mempunyai kecendrungan diberikan secara tetap.
Masalah kompensasi bukan hanya penting karena merupakan dorongan utama seseorang menjadi karyawan, tetapi masalah kompensasi ini penting juga karena kompensasi yang diberikan ini besar pengaruhnya terhadap semangat dan kegairahan kerja para karyawannya. Pemberian kompensasi adalah keseluruhan balas jasa bagi employed maupun employer baik yang langsung berupa uang atau financial maupun yang tidak langsung berupa uang (non financial).
Ada 3 Dasar pemberian kompensasi adalah :
logic
Rasional
Punya landasan yang kuat.
Fungsi kompensasi adalah :
Penentuan kebutuhan ekonomi
Pengkaitan kompensasi dengan peningkatan kerja.
Pengkaitan kompensasi dengan sukses tidaknya perusahaan.
Keseimbangan keadilan.
Penilaian pemberian upah berdasarkan
Upah menurut prestasi kerja.
Upah menurut lamanya kerja.
Upah menurut kebutuhan kerja.
Upah berdasarkan prioritas.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pemberian kompensasi.
Penawaran permintaan tenaga kerja.
Organisasi buruh.
Kemampuan perusahaan untuk membayar.
Produktif karyawan.
Tinggi rendahnya biaya hidup setempat.
Peraturan pemerintah.
Konsisten eksternsl dan internal.
Kompensasi diluar gaji dan upah.
Yaitu : Pensiun, uang pesagon, asuransi,kesehatan.
Wujud kompensasi ada 3 yaitu ;
Uang /gaji dan upah.
Natural seperti, pembagian beras, pakaian, obat-obatan.
Kenikmatan seperti, rumah, fasilitas kenderaan, pemeriksaan kesehatan, dan lain-lain.
Pemutusan hubungan kerja/alasan PHK karena :
Keinginan perusahaan, tidak cakap pada masa percobaan, di hukum sakit, usia lanjut.
Keinginan karyawan .
Tidak cock dengan tugas, alasan-alasan mendesak (gaji kurang, pekerjaan membanyak).
Sebab-sebab lain-lain .
Seperti, Meninggal dunia.
Tiga tantangan proses seleksi pegawai
Tantangan saple (masukan).
Semakin banyak pelamar memenuhi syarat semakin mudah unt5uk seleksi.
Tantangan Etis.
Bisa didalam proses penerimaan pegawai di mana mereka menerima surat-surat sakti.
Tantangan organisasi.
Anggaran organisasi keterbatasan kwalitas SDM. Tantangan berbeda jenis kelamin tetentu.
Di dalam penyeleksian pegawai ada 2 model, dan pilih salah sat yang di pakai.
suksesi
Test – Gagal - Test II – Gagal - Test IV – Gagal - Hasil
Kompensasi
Test I - Test II – Test III – Test IV – Hasil.
Latihan dan pengembangan
Hasil seleksi di tempatkan dan mengikuti program.
Program orientasi dan induksi.
Yaitu memperkenalkan para pegawai baru dengan peranan atau kedudukan mereka dengan organisasi dan dengan para pegawai lainnya terutama para pegawai senior. Penanggung jawab program organisasi ini adalah bagian kepegawaian dan atasan langsung. Program orientasi ini akan menurunkan perasaan terasing/cemas dari pegawai baru dan mereka melaksanakan bahagian organisasi perusahaan dan secara lebih cepat merasa lebih di perhatikan. Hal ini penting karena dengan kecemasan yang rendah tugas dapat di kerjakan dengan baik. Program orientasi merupakan proses yang berkelanjutan adaptasi dan bersosialisasi. Tetapi program orientasi tidak menjamin setiap pegawai dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Untuk itu di latih dan di kembanmgkan dalam bidang tugas-tugas tertentu.
Latihan dan pengembangan mempunyai manfaat :
Perode jangka panjang
Menbantu tanggung jawab yang lebih besar dalam diri pegawai di masa yang akan datang.
Langkah-langkah pendahuluan dalam mempersiapkan latihan sebagai berikut
Penilaian dan identifikasi kebutuhan
Sasaran latihan dan pengembangan
Isi program prinsip-prinsip belajar.
Wewenang Staf
Wewenang staf (staf authority) merupakan hak yang dimiliki oleh satuan-satuan staf atau para ahli dalam tugasnya memberikan saran, rekomendasi atau konsultansi.
Gambar 9-1.
Wewenang Lini Dan Staf.
Wewenang Staf Fungsional
Tindakan yang tepat untuk mengendalikan aktifitas departemen lain karena mereka berkaitan dengan tanggung jawab staf khusus disebut sebagai wewenang fungsional.
Keahlian yang diperlukan untuk mengelola hubungan wewenang fungsional dan masalah yang muncul dari hubungan diperlukan untuk mengelola hubungan dua atasan dalam organisasi matriks.
Gambar 9-2.
Wewenang Staf Fngsional.
Seperti yang nampak dalam gambar 9-2, manajer keuangan devisi A melapor lewat rantai komando pada kepada manajer umum devisi A, tetapi juga bertanggung jawab kepada wakil presiden untuk keuangan ditingkat koporasi.
PENDELEGASIAAN WEWENANG
Pendelegasian wewenang diperlukan agar manajer dapat menggunakan dan memanfaatkan sumber–sumber daya ekonomi yang dimiliki secara optimal. Hal ni berarti semakin diperlukan adanya pendelegasian kekuasaan, yang berarti bahwa pendelegasian wewenang prosesnya selalu di ikuti dengan pembebanan tugas dan tanggung jawab.
Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam melakukan pendelegasian wewenang itu meliputi tiga tahap penting yaitu :
Tahap Pertama,
Manajer menetapkan tanggung jawab. Hal ini mimbulkan tanggung jawab sekaligus kewajiban orang lain untuk melaksanakan tugas yang diberikan.
Tahap Kedua,
Manajer memberi wewenangan untuk berbuat sesuatu.
Yaitu hak melakukan sesuatu dengan berbagai cara yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang diberikan.
Tahap Ketiga,
Manajer membuat suatu pertanggung jawaban.
Dalam menerima tugas karyawan yang berkewajiban secara langsung pada manajer, menyelesaikan tugas yng sudah disepakati.
MENGAPA PENDELEGASIAN DIPERLUKAN
Ada beberapa alasan atau latar belakang mengapa pendelegasiaan wewenang harus dilakukan :
Kemampuan Seorang Pemimpin yang Terbatas.
Hal ini sesuai dengan sifat kodrat manusia yang memiliki keterbatasan-keterbatasan. Keahlian seseorang manapun pintarnya, pasti memiliki keterbatasan kemampuan.
2. Tugas yang Terlalu Banyak
Tugas pimpinan yang terlalu banyak jika hanya ditangani sendiri oleh satu orang, maka dapat berakibat pekerjaan tidak dapat diselesaikan secara cepat atau efektif dan efisien.
Penyelesaian yang terlalu lama ini mengandung resiko-resiko antara lain :
Hilangnya kesempatan untuk melakukan pekerjaan penting lainya.
Perkembangan perusahaan dapat terlambat.
Timbul kekecewaan bagi para pelanggan karena lamanya penyelesaian pekerjaan.
Biaya-biaya yang relatif tinggi.
Hasil pekerjaan relatif sedikit.
F. MANFAAT DAN HAMBATAN PENDELEGASIAN
Keuntungan utama adalah bahwa semakin banyak tugas yang didelegasikan, semakin besar peluang mereka untuk mencari dan menerima lebih banyak tanggung jawab dari manajer tingkat yang lebih tinggi. Keuntungan lainya dari delegasi adalah membantu karyawan untuk menerima mempratekan tanggung jawab yang diberikan.
Hal utama yang menghambat proses pendelegasian adalah keengganan dari seseorang pimpinan. Keengganan ini bisa ditimbulkan oleh beberapa alasan :
Ø Pimpinan kurang yakin akan kemampuan karyawan.
Ø Merasa mampu untuk mengerjakanya sendiri.
Ø Kurang memiliki kemampuan untuk mendidik kader.
Ø Takut wewenangnya akan berkurang atau bawahan melakukan tugas dengan baik.
Ø Tidak mau menanggung risiko.
DELEGASI YANG EFEKTIF
Pendelegasian wewenang efektif adalah pemberian wewenang dan memperbolehkan orang lain untuk melakukan tugas mereka dengan cara – cara terbaik yang mungkin dilakukan.
James F. Stoner, dkk berpandangan bahwa ada tiga persyaratan yang harus dipenuhi agar proses pendelegasian dapat berjalan dengan efektif :
Ø Kesediaan manajer untuk memberikan kebebasan kepada karyawan untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan.
Ø Komunikasi terbuka antara manajer dan karyawan.
Ø Kemampuan manajer untuk menganalisi faktor-faktor seperti sasaran organisasi, persyaratan tugas, dan kemampuan karyawan.
Persyaratan diatas sangat penting untuk melaksanakan tugas pendelegasian secara efektif sebagai berikut :
Memutuskan pekerjaan mana yang akan didelegasikan.
Keputusan siapa yang akan ditugaskan.
Dukungan sumber daya.
Tugas didelegasikan.
Perlunya campur tangan.
Melakukan umpan balik.
PRINSIP-PRINSIP PENDELEGASIAN
Prinsip-prinsip pendelegasian dapat diperinci menjadi beberapa prinsip sebagai berikut ;
Ø Prinsip Sklar.
Prinsip pendelegasian dimana jalur wewenang dan tanggung jawab ditetapkan secara tegas dan jelas.
Ø Prinsip Delegasi Penuh.
Prinsip ini dalam rangka menghindari hal – hal sbb :
Gap, yaitu ada tugas tidak ada penanggung jawabnya.
Overlap, yaitu tanggung jawab diberikan lebih dari satu orang.
Split, yaitu tanggung jawab diberikan lebih dari satu unit organisasi
Prinsip Kesatuan Pemerintah.
Bawahan hanya melapor kepada satu atasan.
-KEPEMIMPINAN ( LEADERSHIP )
K. Kepemimpinan
Menurut stoner kepemimpinan adalah sebagai proses mengarahkan dan mempengaruhi kegiatan yang berhubungan dengan tugas. Ada tiga implikasi penting, pertama, kepemimpinan melibatkan orang lain ( bawahan atau pengikut ), kwalitas seorang pemimpin ditentukan oleh bawahan dalam menerima pengarahan dari pemimpin. Kedua, kepemimpinan merupakan pembagian yang tidak seimbang diantara para pemimpin dan anggota kelompok. Pemimpin mempunyai wewenang untuk mengarahkan beberapa dari kegiatan anggota kelompok dan sebaliknya anggota kelompok atau bawahan secara tidak langsung mengarahkan kegiatan pimpinan. Ketiga kepemimpinan disamping dapat mempengaruhi bawahan juga mempunyai pengaruh. Dengan kata lain seorang pimpinan tidak dapat mengatakan kepada bawahan apa yang harus dikerjakan tapi juga mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintah pemimpin.
L. Pendekatan Studi Kepemimpinan
Untuk mempelajari kepemimpinan menggunakan tiga pendekatan. Pendekatan pertama bahwa kepemimpinan itu tumbuh dari bakat, kedua kepemimpinan tumbuh dari perilaku. Kedua pendekatan diatas berasumsi bahwa seseorang yang memiliki bakat yang cocok atau memperlihatkan perilaku yang sesuai akan muncul sebagai pemimpin dalam situasi kelompok ( organisasi ) apapun yang ia masuki. Pendekatan yang ketiga bersandar pada pandangan situasi ( situasionar perspective ) pandangan ini berasumsi bahwa kondisi yang menentukan efektifitas pemimpin. Efektifitas pemimpin bervareasi menurut situasi tugas yang harus diselesaikan, keterampilan dan pengharapan bawahan lingkungan organisasi dan pengalaman masa lalu pemimpin dan bawahan. Dalam situasi yang berbeda prestasi seorang pemimpin berbeda pula, mungkin lebih baik atau lebih buruk. Pendekatan ini memunculkan pendekatan kontingensi yang menentukan efektifitas situasi gaya pemimpin.
M. Pendekatan Sifat-Sifat Kepemimpinan
Kelompok pertama yang bermaksud menjelaskan tentang aspek kepemimpinan yaitu para teoritis kesifatan. Bahwa pemimpin mempunyai sifat dan cirri tertentu.
Untuk mengenali karakteristik atau ciri pribadi dari para pemimpin, para psikolog mengadakan penelitian. Mereka berpandangan bahwa pemimpin ini dilahirkan bukan dibuat. Secara alamiah bahwa orang yang mempunyai sifat kepemimpinan adalah orang yang lebih agresif. Lebih tegas, dan lebih pandai berbicara dengan orang lain serta lebih mampu dan cepat mengambil keputusan yang akurat. Pandangan ini mempunyai implikasi bahwa jika ciri kepemimpinan dapat dikenali. Maka organisasi akan jauh lebih canggih dalam memilih pemimpin. Hanya orang-orang yang memiliki ciri-ciri kepemimpinan sajalah yang akan menjadi manajer, pejabat dan kedudukan lainnya yang tinggi.
Ukuran dalam pencarian ciri kepemimpinan menggunakan dua pendekatan 1) membandingkan bawahan dengan pemimpin 2) membandingkan ciri pemimpin yang efektif dengan yang tidak efektif.
N. Perilaku Pemimpin
1. Fungsi-fungsi Kepemimpinan
Perilaku pemimpin mempunyai dua aspek yaitu fungsi kepemimpinan (style leadership). Aspek yang pertama yaitu fungsi-fungsi kepemimpinan menekankan pada fungsi-fungsi yang dilakukan pemimpin dalam kelompoknya. Agar berjalan efektif, seseorang harus melakukan dua fungsi utama yaitu : 1) fungsi yang berkaitan dengan pemecahan masalah dan 2) fungsi-fungsi pemeliharaan (pemecahan masalah sosial). Pada fungsi yang pertama meliputi pemberian saran pemesahan dan menawarkan informasi dan pendapat. Sedangkan pada fungsi pemeliharaan kelompok meliputi menyetujui atau memuji orang lain dalam kelompok atau membantu kelompok beroperasi lebih lancar.
- Perubahan dan Pengembangan Organisasi
1. Penyebab Perubahan Organisasi
Banyak faktor-faktor mepengaruhi suatu organisasi yang mana sebagian besar faktor-faktor tersebut berubah secara kontinyu. Faktor-faktor ini merupakan kekuatan-kekuatan yang menimbulkan atau menyebabkan perubahan. Kekuatan-kekuatan ini dapat berasal dari dalam (internal) maupuin dari luar (eksternal) organisasi.
Perubahan organisasi dapat terjadi lebih-lebih jika organisasi hnya mempunyai sedikit kemampuan untuk mengendalikan kekuatan-kekuatan pengaruh ekstenal maupun internal organissi. Perubahan organisasi dapat terjadi karena adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variabel eksternal., seperti sistem politik, ekonomi, teknologi, pasar dan nilai-nilai. Beberapa kekuatan ekternal penyebab perubahan dapat dijabarkan sebagai berikut. Misalnya, kenaikan biaya dan kelangkaan sumberdya alam, keamanan karyawan dan peraturan-peraturan anti polusi, boikot pelanggan, tingkat pendidikan yang lebih tinggi di pasar tenaga kerja, tingkat bunga yang tinggi. Faktor-faktor tersebutlah yang merubah kehidupan orang baik sebagai karyawan maupun sebagai pelanggan. Berbagai kekuatan ekternal, dari kemajuan teknologi sampai kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metoda operasinya.
Tekanan untuk perubahan juga dapat datang dari kekuatan-kekuatan perubah internal. Kekuatan-kekuatan ini merupakan hasil dari faktor-faktor seperti tujuan, strategi, kebijaksanaan manajerial dan teknologi baru, serta sikap dan perilaku karyawan. Penggunaan peralatan otomatik seperti robot, perubahan layout produksi, perubahan praktek dan kebijakan manajemen, adalah perubahan-perubahan karena faktor kekuatan-kekuatan internal.
Kekuatan-kekuatan eksternal dan internal penyebab perubahan sering saling berhubungan. Hubungan ini terutama merupakan hasil perubahan-perubahan dalam nilai-nilai dan sikap-sikap yang mempengaruhi orang dalam sistem. Orang-orang dengan berbagai sikap baru memasuki organisasi dan menyebabkan perubahan dari dalam.
2. Cara-cara Penanganan Perubahan
Ada dua pendekatan penanganan perubahan organisasi:
Proses perubahan reaktif. Manajemen bereaksi atas tanda-tanda bahwa perubahan dibutuhkan, pelaksanaan modifikasi sedikit demi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul. Sebagai contoh, bila peraturan baru dari pemerintah mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran, maka manajer mungkin akan membeli alat pemadam kebakaran.
Program perubahan yang direncanakan (planned change), disebut sebagai proses proaktif. Manajemen melakukan berbagai investasi waktu dan sumberdaya lainnya yang berarti untuk menguibah cara-cara operasi organisasi. Perubahan yang direncanakan ini didefinisikan sebagai perancangan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan organissi, atau sebagian besar satuan organisasi, harus menyiapkan diri untuk atau menyesuaikan dengan perubahan.
Di dalam proses perubahan, terdapat seorang atau individu yang bertanggung jawab atas peranan kepemimpinan dalam proses pengelolaan perubahan. Individu ini disebut dengan “Change Agent” (pengantar perubahan). Sedangkan individu atau kelompok yang merupakan sasaran perubahan disebut “sistem klien”. Pengantar perubahan ini dapat berasal dari para anggota organisasi atau dapat sebagai konsultan dari luar organisasi.
Leavitt (1964), menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pendekatan struktur, pendekatan teknologi, dan pendekatan orang-orangnya. Pendekatan struktur adalah yang menyangkut aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisasi yang misalnya: desentralisasi, tanggung jawab jabatan, garis wewenang yang tepat, penciptaan pembagian kerja dll. Pendekatan teknologi berkaitan dengan diubahnya teknik-teknik yang dipakai denga teknologi baru; perubahan ini dapat membawa konsekuesi pula pada perubahan struktur organisasi (menjadi pendekatan tekno-struktur). Bila pendekatan struktural dan teknik bermaksud untuk memperbaiki prestasi kerja organisasi melalui pengubahan situasi kerja yang tepat, maka pendekatan- pendekatan orang dimaksudkan untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan dan ketrampilan, sikap, persepsi dan pengharapan mereka sehingga diharapkan akan melaksanakan tugas dengan lebih efektif. (dalam Handoko, 1991).
3. Konsep Pengembangan Organisasi
Berlainan dengan perubahan organisasi yang dirancang untuk memecahkan masalah-masalah yang terpisah, tertentu, sementara dan jangka pendek, pengembangan organisasi (Organizational Development / OD) dirancang tidak untuk masalah-masalah terpisah atau sementara. Pendekatan ini berjangka waktu lebih panjang, mencakup menggerakan keseluruhan organisasi ke tingkat perbaikan prestasi dan kepuasan para anggota yang lebih tinggi. Walaupun DO sering menyangkut perubahan teknologokal dan struktural, namun sasarannya dipusatkan pada pengubahan orang serta sifat dan kualitas berbagai hubungan pekerjaan mereka.
Pengembangan organisasi antara lain didefinisikan sebagai suatu usaha jangka panjang untuk memperbaiki proses-proses pemecahan masalah dan pembaharuan organisasi, terutama melalui manajemen budaya organisasi yang lebih efektif dan kolaboratif – dengan tekanan khusus pada budaya tim-tim kerja formal – dengan bantuan pengantar perubahan, katalisator, dan penggunaan teori dan teknologi ilmiah keperilakuan terapan, mancakup riset kegiatan (French dan Bell, 1987 dalam Handoko, 1991).
Dari definisi tersebut, ungkapan proses-proses pemecahan masalah adalah berkenaan dengan metoda-metoda organisasi dalam penanganan berbagai ancaman dan kesempatan dari lingkungannya. Proses pembaharuan, berkenaan dengan manajer dalam menyesuaikan gaya dan tujuan pemecahan masalah untuk memenuhi berbagai permintaan pengubahan lingkungan organisasi. Manajemen kolaboratif, berarti manajemen melalui partisipsi bawahan dan pembagian kekuasaan, bukan melalui pembebanan wewenang secara hierarkis. Istilah budaya, berkenaan dengan pola-pola umum berbagai kegiatan interaksi, norma, nilai, sikap, dan perasan. Budaya ini menyangkut aspek-aspek informal kehidupan organisasi. Riset kegiatan merupakan cara pengantar perubahan pengembangan organsasi menjalankan proses belajar aspek-aspek organisasi apa yang perlu diperbaiki dan bagaimana organisasi dapat dibantu untuk membuat perbaikan-perbaikan tersebut. Riset kegiatan ini meliputi: (1) suatu diagnosa pendahuluan terhadap masalah oleh pengantar perubahan OD; (2) pengumpulan data untuk mendukung diagnosa; (3) umpan balik data kepada para anggota organisasi; (4) eksplorasi data oleh anggota organisasi; (5) perencanaan kegiatan yang tepat; dan (6) pengambilan kegiatan yang tepat.
Berdasarkan kelompok sasarannya, teknik-teknik pengembangan organisasi dapat diringkas sebagai berikut:
Pengembangan organisasi (PO) untuk perseorangan. Dengan teknik latihan sensitifitas. Meningkatkan sensitifitas dan ketrampilan penanganan hubungan-hubungan antar pribadi.
PO untuk dua atau tiga orang. Teknik Analisis Transaksional, mengajarkan orang-orang untuk mengirim berita yang jelas dan bertanggung jawab serta memberikan tanggapan yang wajar dan beralasan.
PO untuk tim atau kelompok. Konsultasi proses, konsultan membantu anggota kelompok merubah cara-cara mereka bekerja bersamadan mengembangkan berbagai ketrampilan diagnostuk dan pemecahan masalah yang dibutuhkan untuk pemecahan yang lebih efektif.
PO untuk hubungan-hubungan antar kelompok. Pertemjan (rapat) konfrontasi, untuk memungkinkan organisasi menilai kesehatannya sendiri dan untuk menetapkan rencana-rencana kegiatan perbaikan.
PO untuk organisasi keselutuhan. Teknik survei umpan balik, diguinakan untuk memperbaiki operasi-operasi organisasi secara keseluruhan. Hasil survei (umpan balik) digunakan untuk memecahkan masalah dan memanfaatkan kesempatan yang ada.
Teknik PO lainnya yang telah dikenal adalah “Grid OD”, didasarkan atas kisi-kisi manajerial dari Blake dan Mouton. Kisi-kisi ini mengidentifikasikan orientasi - perhatian manajemen terhap pekerjaan (produksi) atau terhadap orang (karyawan). Dengan grid OD ini gaya atau orientasi manajer dapat diketahui, sampai berapa jauh posisinya dari gaya atau orientasi yang paling efektif. Dengan demikian gaya-gaya manajerial yang sekarang dapat diarahkan kepada yang paling diharapkan (grid 9,9) melaui: (1) tahap latihan, (2) tahap pengembangan tim, (3) tahap pengembangan antar kelompok, (4) tahap penetapan tujuan organisasi, (5) tahap pencapaian tujuan, dan (6) tahap stabilisasi.
- Dasar–Dasar Proses Pengawasan
A. Pengertian Pengawasan
Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau keberhasilan organisasi lainnya. Tetapi masalah yang selalu berulang dalam semua organisasi yang gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai.
Menurut Winardi (2000, hal. 585) "Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan".
Sedangkan menurut Basu Swasta (1996, hal. 216) "Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan".
Menurut Komaruddin (1994, hal. 104) "Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Unk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti".
Menurut Kadarman (2001, hal. 159) Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan.
Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.
Tanpa adanya pengawasan dari pihak manajer/atasan maka perencanaan yang telah ditetapkan akan sulit diterapkan oleh bawahan dengan baik. Sehingga tujuan yang diharapkan oleh perusahaan akan sulit terwujud.
B. Tipe-Tipe Pengawasan
Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe pengawasan seperti yang diungkapkan Winardi (2000, hal. 589). Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe, atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain:
a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
b. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
c. Pengawasan Feed Back (feed back control)
Penjelasan:
a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary contro)
Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman untuk tindakan masa mendatang. Tetapi, walaupun demikian penting untuk membedakan tindakan menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan dan tindakan mengimplementasikannya.
Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan sedangkan tndakan mengimplementasi kebijaksanaan merupakan bagian dari fungsi pengawasan.
Pengawasan pendahuluan meliputi:
1. Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.
2. Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.
3. Pengawasan pendahuluan modal
4. Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial
b. Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control)
Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:
1. Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.
2. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.
c. Pengawasan Feed Back (feed back control)
Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:
1. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
2. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).
3. Pengawasan Kualitas (Quality Control)
4. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)
C. Tahap-Tahap Proses Pengawasan
Dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan yang dilakukan oleh manajer ataupun atasan maka perIu dilakukan tahapan atau proses pengawasan. Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
a. Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
b. Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
c. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Sedangkan menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
2. Mengukur pelaksanaan
3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan. Hal pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan standard perencanaan sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.
Hal berikutnya yang perlu dilakukan adalah mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal. Kemudian setelah menetapkan standar dan mengukur kinerja maka hal yang perlu dilakukan adalah membandingkan pelaksanaan dengan standar yang telah membandingkan pelaksanaan dengan standar yang telah ditetapkan. Dan yang terakhir adalah melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan¬-penyimpangan yang terjadi.
D. Pentingnya Pengawasan
Suatu prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
• Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
• Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
• Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
• Komunikasi
• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
E. Perancangan Proses Pengawasan
Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:
1) Merumuskan hasil yang di inginkan
Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2) Menetapkan penunjuk hasil
Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:
• Pengukuran input
• Hasil pada tahap awal
• Gejala yang dihadapi
• Kondisi perubahan yang diasumsikan
3) Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.
5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksiBerdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.
Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.
Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana, Winardi (2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.
F. Bidang-Bidang Pengawas-an Srategik
Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :
• Transaksi Keuangan
o Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.
o Manajemen Kas (Cash Management)
o Pengelolaan Biaya (Cost Control)
• Hubungan Manajer dan Bawahan
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
• Operasi-operasi Produktif
G. Alat Bantu Pengawasan Manajerial
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2) Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3) Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.
4) Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.
Sumber:
http://gyakuza.wordpress.com/2011/02/01/9-wewenang-dan-delegasi/
http://fitriyantisumut.tripod.com/karya.htm
http://www.anakciremai.com/2008/05/makalah-manajemen-tentang-kepemimpinan.html
http://masimamgun.blogspot.com/2009/07/perubahan-dan-pengembangan-organisasi.html
http://cyrillusdodi.blogspot.com/2011/01/dasar-dasar-proses-pengawasan.html
KESIMPULAN :
Hani Handoko, memberikan pengertian bahwa wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau perintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan suatu agar dapat tujuan tertentu.
Sebaliknya, Pendelegasian, merupakan proses pengalihan dan pemberian wewenang tugas dan tanggung jawab dari manajemen puncak kepada orang lain untuk dapat dipertanggung jawabkan pelaksanaannya.
Hal-hal yang di bahas di dalam ketenaga kerja: langkah-langkah perencanaan, peramalan dan audit SDM, analisis jabatan, reguitment (penarikan).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar